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India Post complaint का follow-up करने के लिए grievance reference, booking receipt, tracking events, dates और official replies का क्रमवार record रखें।
Postal complaint submit करने के बाद follow-up तभी स्पष्ट रहता है जब हर communication का date और reference सुरक्षित हो। बार-बार नई complaint दर्ज करने के बजाय पहले से मिले grievance number का उपयोग करें, जब तक official support अलग निर्देश न दे।
1. एक complaint file बनाएँ
- Consignment number और booking receipt की copy.
- Booking date, service type और destination PIN code.
- Tracking page के latest events और उनकी dates.
- Original complaint submission date और acknowledgement/reference number.
- हर follow-up का channel, date और प्राप्त reply.
2. Follow-up में क्या लिखें?
एक संक्षिप्त timeline दें: parcel कब book हुआ, tracking में आखिरी update कब आया, complaint कब दर्ज की और अब तक क्या response मिला। केवल तथ्य लिखें और relevant receipt या tracking details attach करें।
3. Escalation से पहले
Official grievance channel पर दिए गए process और escalation instructions पढ़ें। पहले complaint reference दें और पूछें कि क्या कोई additional document चाहिए। Personal identity documents या OTP किसी अनधिकृत व्यक्ति को न भेजें।
4. Record सुरक्षित रखें
Complaint acknowledgement, email replies और closure communication को एक folder में रखें। मामला resolve होने पर final response भी सुरक्षित रखें ताकि भविष्य में reference मिल सके।
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