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Registered Mail से documents भेजते समय complete address, booking receipt, consignment number और available acknowledgement options का record रखें।
महत्वपूर्ण documents भेजने से पहले यह तय करें कि आपको केवल dispatch receipt चाहिए या tracking तथा acknowledgement जैसे अतिरिक्त proof options भी चाहिए। उपलब्ध विकल्प destination और current postal service rules पर निर्भर हो सकते हैं।
1. Envelope तैयार करें
- Documents की copy अपने पास रखें।
- Recipient का पूरा नाम और department लिखें।
- Office/building, street, locality और PIN code verify करें।
- Sender का return address स्पष्ट लिखें।
2. Counter पर क्या पूछें?
Registered Mail की current availability, postage, tracking और acknowledgement option की पुष्टि करें। यदि कोई statutory deadline है, तो संबंधित authority के नियमों में accepted service और deadline अलग से verify करें।
3. Proof सुरक्षित रखें
Booking receipt और consignment number को document file में रखें। Tracking events की तारीखें note करें और delivery update के बाद record पूरा करें। किसी dispute में original receipt और official enquiry reference उपयोगी हो सकते हैं।
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